Tømmerhandler Vilhelm Bangs Fond - Persondatapolitik

<- Tilbage til forside

 

Indholdsfortegnelse 

Kontaktoplysninger

1) Generelt om databeskyttelse

Gennemsigtighed og samtykke

Videregivelse af personoplysninger

2) Registreredes rettigheder

Som registreret har du ret til:

Sådan udøver du dine rettigheder

Ret til indgivelse af klage til tilsynsmyndighed

3) Hvad bruger vi dine data til? (behandling af persondata)

Vi behandler kun relevante personoplysninger om dig

Vi opdaterer løbende personoplysninger, når dette er muligt

4) Behandlingssikkerhed – organisatorisk og teknisk

4a) Tekniske sikkerhedsforanstaltninger

4b) Organisatoriske foranstaltninger

5) Opbevaring og sletning

5a) Vi sletter oplysninger ud fra følgende principper:

E-mails slettes som udgangspunkt efter 5 år. Såfremt vi af hensyn til pligter skal opbevare oplysningerne længere, flyttes de til et sikret arkiv.

5b) Overførsel til tredjeland

 

Kontaktoplysninger 

 Virksomhedsoplysninger: 

Dataansvarlig: 

Navn  

Tømmerhandler Vilhelm Bangs Fond 

CVR: 11714501 

Toldbodgade 95A, 1., København K 

Niels Franklen 

Direktør 

Mail 

post@tvbf.dk  

Website 

www.tvbf.dk  

 

1) Generelt om databeskyttelse  

Som led i aktiviteter vedrørende drift af Fonden behandler vi personoplysninger. Denne persondatapolitik beskriver, hvordan og til hvilke formål vi behandler dine oplysninger.  

  

Gennemsigtighed og samtykke 

Informationen har du helt eller delvist modtaget, eller modtager, når du registrerer dine oplysninger hos Fonden, og inden vi behandler oplysninger om dig, indhenter vi samtykke til de specifikke formål, medmindre disse indhentes og behandles på andet legitimt grundlag.  

Vi kan ved anmodning oplyse dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine personoplysninger.  

Et samtykke er frivilligt og du kan til enhver tid trække det tilbage. I afsnittet om “Registreredes rettigheder” kan du læse, hvordan du kan trække dit samtykke tilbage.  

Videregivelse af personoplysninger  

Vi videregiver ikke personoplysninger registreret via vores hjemmeside til tredje part. 

 

2) Registreredes rettigheder   

Som registreret har du jf. EU Persondataforordning en række rettigheder. Følgende omhandler vores håndtering af disse rettigheder, samt hvordan du som registreret kan udøve dem.  

Som registreret har du ret til:  

  • Indsigt i hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger. 

  • Berigtigelse af fejlagtige oplysninger. 

  • Sletning af oplysninger som ikke længere er relevante eller hvor grundlaget for behandlingen ikke længere er til stede, herunder hvis samtykke er tilbagekaldt. 

  • Indsigelse mod uberettiget behandling. 

  • Begrænsning af behandling for de personoplysninger, der er afgivet i forbindelse med et givent formål. 

  • Dataportabilitet af dine personoplysninger til en anden udbyder af samme ydelse. 

  • Tilbagetrækning af samtykke. 

  • Indgivelse af en klage til tilsynsmyndigheden.  

 

Fonden underretter uden unødig forsinkelse den registrerede om, hvordan virksomheden håndterer den registreredes udøvelse af rettighederne.  

 

Sådan udøver du dine rettigheder  

Såfremt du som registreret ønsker at udøve dine rettigheder i forbindelse med de personoplysninger, der er afgivet til et givent formål, skal du som registreret skrive en mail til post@tvbf.dk, hvori det fremgår, at du ønsker at udøve din ret.   

Hos Tømmerhandler Vilhelm Bangs Fond har vi processer der sikrer, at vi kan efterleve anmodninger fra registrerede, der ønsker at udøve sine rettigheder.  

Hvis din indsigelse er berettiget, sikrer vi, at din anmodning efterleves uden unødig forsinkelse. 

 

Ret til indgivelse af klage til tilsynsmyndighed   

Såfremt du som registreret ønsker at udøve din ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden, kan dette gøres ved at kontakte Datatilsynet. På Datatilsynets hjemmeside er det muligt at indgive en klage.  

 

  3) Hvad bruger vi dine data til? (behandling af persondata)   

 

Vi anvender data om dig for at overholde pligter, der påhviler os som dataansvarlige, samt til opfyldelse af Fondens fondats og i forbindelse med behandling, hvortil der er givet samtykke. 

  

De data, vi anvender, omfatter:  

Almindelige personoplysninger 

  • Navn, e-mail, telefonnummer, bankoplysninger 

Følsomme personoplysninger 

  • Helbredsoplysninger 

Fortrolige personoplysninger 

  • CPR nummer 

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre legitime interesser. 

Dette sker når: 

Du anvender en formular på vores hjemmeside til at ansøge om midler fra Fonden 
Vi opbevarer og behandler de oplysninger du opgiver i forbindelse med ansøgning om Fondens midler. Vi behandler oplysningerne på baggrund af det samtykke, du afgiver på hjemmesiden i forbindelse med udfyldelse af formularen. Det kan indebære behandling af følsomme oplysninger, såfremt du vælger at dokumentere helbredsoplysninger i forbindelse med din afsøgning. Samtykket er vores legitime behandlingsgrundlag jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a).  

 

Vi som led i fakturering af husleje i Fondens udlejningsejendomme   

I forbindelse med leje af udlejningsejendomme behandles personoplysninger i forbindelse med fakturering og regnskab. Opfyldelse af kontrakt er vores legitime behandlingsgrundlag jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b).  

 

Som led i administration af lejekontrakter 

Vi udveksler i visse situationer oplysninger fra lejekontrakter med f.eks. advokater i forbindelse med fraflytning, opsigelse mm. Opfyldelse af kontrakt er vores legitime behandlingsgrundlag jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b).  

 

Vi behandler kun relevante personoplysninger om dig  

Vi behandler kun personoplysninger om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, hvortil de er indsamlet. Det afhænger af formålet, hvilke oplysninger, der er tilstrækkelige og relevante.  

Du bliver ved afgivelse af dine oplysninger orienteret om, hvorfor vi indsamler de enkelte oplysninger. Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet.  

Der kan være retslige forpligtelser, som gælder for os som dataansvarlig og som er årsag til, at vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger.  

Du kan altid anmode om indsigt jf. processen ovenfor.   

 

Vi opdaterer løbende personoplysninger, når dette er muligt  

Vi kontrollerer, at de personoplysninger vi behandler om dig ikke er forkerte eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.  

Flere af vores services afhænger af, at oplysningerne er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor oplyse os om eventuelle urigtigheder eller ændringer i dine personoplysninger.  

  

4) Behandlingssikkerhed – organisatorisk og teknisk   

Vi beskytter dine personoplysninger og har interne regler og processer for informations-sikkerhed. Vi har indført organisatoriske foranstaltninger og processer, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Kun medlemmer af Fondens bestyrelse og personale med legitimt og sagligt formål kan tilgå personoplysninger.  

 

4a) Tekniske sikkerhedsforanstaltninger  

Når vi modtager dine oplysninger, bliver de opbevaret sikkert på webserver hos underleverandør via Netordre og data forlader ikke serveren – kopieres eller deles. 

Det er kun personer med password og login der kan tilgå informationerne.   

 

4b) Organisatoriske foranstaltninger 

For at sikre dine oplysninger bedst muligt har vi sat følgende processer op i forbindelse med de personer, der kan have kontakt med dine oplysninger:   

Kun personer, der handler på direkte instruks fra Fonden, kan få adgang til oplysninger i systemerne. Dette er sikret ved interne kontroller og processer samt undervisning.  

Alle oplysninger om personer opbevares og behandles i en struktur, hvor kun personer, der har et sagligt ærinde, kan tilgå dem. Dette sikres ved adgangs- og rettighedsstyring i vores administrative systemer.   

 

5) Opbevaring og sletning  

Vi opbevarer og behandler kun dine oplysninger, så længe vi har et legitimt grundlag for dette.   

 

5a) Vi sletter oplysninger ud fra følgende principper:  

E-mails slettes som udgangspunkt efter 5 år. Såfremt vi af hensyn til pligter skal opbevare oplysningerne længere, flyttes de til et sikret arkiv.  

Oplysninger, der behandles på baggrund af samtykke, behandles indtil samtykke trækkes tilbage, eller den tjeneste, hvortil samtykke er givet, ikke længere udbydes. Oplysninger slettes i begge tilfælde straks herefter. 

For ansøgninger om Fondens midler betyder det, at ansøgninger der ikke tilkendes et beløb slettes umiddelbart efter afslag. Der gives ikke besked om afslag til ansøger. 

Godkendte ansøgninger der opnår tilkendelse og udbetaling af et beløb opbevares som regnskabs dokumentation i 5 år.  

I øvrige tilfælde slettes oplysninger, når der ikke længere er pligt til dokumentation. Oplysninger slettes her efter fem år.   

 

5b) Overførsel til tredjeland  

Vi overfører ikke oplysninger til tredjelande.